Les registres et dossiers réglementaires de la solution BatiRegistre
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Un aperçu des registres et dossiers réglementaires et techniques

22/07/2020

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Un aperçu des registres et dossiers réglementaires et techniques

Voici un aperçu des registres et dossiers réglementaires et techniques présents dans BatiRegistre

Registre de sécurité, dossier technique amiante, règles APSAD, registre public d’accessibilité… Autant de registres et dossiers nécessaires au bon pilotage des obligations bâtimentaires et des diverses actions.

registre sécurité incendie

Le registre de sécurité

Pour les ERP

Le Code de la construction et de l’habitation ainsi que le règlement de sécurité imposent de tenir un registre de sécurité pour chaque établissement recevant du public, quelle que soit sa taille.

Établissement Recevant du Public (R 123-2 CCH) « […] tous bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non. Sont considérées comme faisant partie du public toutes les personnes admises dans l’établissement à quelque titre que ce soit en plus du personnel »

Ce registre doit contenir toutes les informations indispensables au suivi et au respect des règles de sécurité incendie des établissements, notamment :

  • l’état du personnel chargé du service de sécurité incendie ;
  • les dates et observations des divers contrôles et vérifications des installations techniques ainsi que leurs rapports ;
  • les dates des travaux de transformation ou d’aménagement des établissements, ainsi qu’un descriptif de la nature des travaux. Entre autres, un certain nombre de documents relatifs à ces travaux doivent être consignés dans le registre de sécurité : rapport de vérification réglementaire après travaux, rapport de vérification des installations électriques, rapport de réception, autorisation d’ouverture, etc. ;
  • les dates et prescriptions établies lors des visites de la Commission de sécurité ainsi que leurs rapports ;
  • les formations organisées dans l’établissement ;
  • divers documents tels que :
    • les diverses consignes générales et particulières établies en cas d’incendie ;
    • les consignes d’évacuation prenant en compte les différents types de handicap ;
    • les consignes d’exploitation du système de sécurité incendie (SSI) ;
    • les plans d’implantation des extincteurs ;
    • les contrats d’entretien et de maintenance des installations ;
    • les notices décrivant les conditions d’entretien et de fonctionnement de l’éclairage de sécurité ainsi que du matériel de détection.

Par ailleurs, ce dossier doit être mis à jour à chaque fois que nécessaire et notamment être présenté lors de chaque visite de la Commission de sécurité.

Et pour les ERT ?

Le Code du travail impose également de conserver et de mettre à disposition des organismes d’inspection un certain nombre de documents et d’informations, en particulier :

  • les attestations, consignes, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles périodiques ;
  • les rapports établis lors des vérifications sont annexés au registre de sécurité. Ces registres ne comprennent pas obligatoirement de données techniques, mais la date des vérifications, l’identité des vérificateurs et la liste des installations vérifiées ;
  • les observations et mises en demeure notifiées par les organismes d’inspection tel que l’inspection du travail.

L’employeur est par ailleurs autorisé à réunir ces informations dans un registre unique dès lors que cette mesure est de nature à faciliter la conservation et la consultation de ces informations.

dossier identité ssi

Le dossier d’identité SSI

De nombreux établissements disposent d’un système de sécurité incendie (SSI). Il s’agit d’un moyen de secours associant détection et mise en sécurité de l’établissement en cas d’incendie.

Toute mise en place d’un SSI doit faire l’objet d’une mission de coordination SSI dont le but sera d’assurer la cohérence du SSI.

En fin de mission, le coordinateur doit remettre un dossier d’identité SSI.

Ce dossier doit comporter les informations suivantes :

  • Les plans des zones de détection et de mise en sécurité ;
  • La liste des matériels du SSI ;
  • Les consignes d’exploitation du SSI ;
  • Les notices d’exploitation et de maintenance.
document unique évaluation des risques

Le document unique d’évaluation des risques

Le Code du travail demande aussi à l’employeur de tenir un document unique dans lequel il faudra retrouver l’inventaire des risques auxquels ses employés sont exposés ainsi que les résultats de leur évaluation (cotation, mesures de prévention ou protections existantes et prévues).

Ce document unique doit être tenu à la disposition de nombreuses personnes et institution telles que le médecin du travail, les délégués du personnel ou encore l’inspection du travail.

Il est aussi obligatoire de mettre à jour régulièrement ce document unique. La législation prévoit une mise à jour au minimum chaque année, mais aussi lorsque des changements surviennent tels que :

  • Des modifications ou aménagements ont un impact sur les conditions de travail ou la sécurité des personnes (utilisation de nouvelles machines, création d’un nouveau poste de travail, etc.) ;
  • De nouvelles informations sur les risques auxquels les employés sont exposés sont connues (dangerosité d’un produit chimique, épidémie, etc.).
plans prévention protocoles sécurité permis feu

Les plans de prévention, protocoles de sécurité et permis de feu

Certaines opérations particulières doivent être encadrées par des documents spécifiques.

  • Les travaux par point chaud (soudage, meulage, découpe, etc.) doivent faire l’objet d’un permis de feu ;
  • Les interventions d’entreprises extérieures durant plus de 400 heures ou comportant des opérations dangereuses doivent être accompagnées d’un plan de prévention ;
  • Dans le cas où les opérations menées par l’entreprise extérieure sont des opérations de chargement ou de déchargement, alors il convient d’établir un protocole de sécurité.

Ces documents ont tous en commun de décrire des phases de travail, les risques qu’elles induisent ainsi que les mesures prévues afin d’assurer une prévention efficace. Ils doivent être signés par les diverses parties prenantes et communiqués aux intervenants.

installation classée protection environnement ICPE

ICPE : installation classée pour la protection de l’environnement

Toute exploitation industrielle ou agricole susceptible de créer des risques ou de provoquer des pollutions ou nuisances, notamment pour la sécurité et la santé des riverains est une installation classée.

Ces installations sont soumises à des règles très strictes. En parallèle des lourdes obligations concernant les procédures administratives, les exploitants doivent également veiller à mettre en place une surveillance spécifique permettant de répondre aux obligations des installations classées.

Des arrêtés ministériels et préfectoraux listent les contrôles, propres à chaque ICPE, à réaliser, selon l’activité produite au sein de celle-ci.

Pour d’autres installations, relevant du régime déclaratif, des contrôles périodiques sont imposés selon une liste précise et doivent être effectués par des organismes agréés. L’objectif des contrôles, dont la périodicité est de 5 ans, est d’informer les exploitants d’installations soumises à déclaration de leur conformité vis-à-vis des prescriptions réglementaires.

En complément de ces obligations, les exploitants doivent veiller à suivre et tracer tout ce qui concerne les rejets de polluants dans l’air, l’eau, les sols, etc.

Enfin, ces installations sont contrôlées périodiquement par des services d’inspection (type DREAL). L’objet d’une visite d’inspection est de vérifier la conformité du fonctionnement de l’installation aux conditions prescrites par arrêté préfectoral ou arrêté ministériel. Il est possible que la visite détecte des non-conformités aux dispositions de ces arrêtés. Il sera alors demandé à l’exploitant de répondre au respect des prescriptions sous peine de voir des sanctions tomber.

assemblée plénière sociétés assurance dommage apsad

APSAD : assemblée plénière des sociétés d’assurance dommage

La certification APSAD (assemblée plénière des sociétés d’assurance dommage) est une marque de certification qui atteste de la qualité des installations de sécurité incendie (détection, extincteurs, systèmes sprinklers, etc.), des installations d’intrusion, de vidéosurveillance et télésurveillance.

Pour répondre aux exigences de l’APSAD, des référentiels décrivent les exigences de conception, d’installation et de maintenance des équipements en lien avec la sûreté et la sécurité incendie. De ce fait, des contrôles périodiques stricts sont imposés pour toutes les installations ayant un lien avec ces deux domaines, selon une périodicité bien précise.

Pour être conforme aux exigences le responsable doit donc veiller :

  • à réaliser les contrôles périodiques qui lui sont imposés selon les périodicités fixées par les différents référentiels ;
  • lever les observations qui en découlent ;
  • former son personnel dans le cadre de l’APSAD ;
  • présenter les non conformités aux organismes d’inspection et suivre les levées de prescriptions qui en découlent.

Pour davantage d’informations, un article entièrement dédié aux règles APSAD est disponible ICI.

dossier technique amiante

Le dossier technique amiante

Tout propriétaire d’établissement construit avant 1997 doit faire réaliser des repérages de produits amiantés basés sur des listes de produits précises, appelées listes A et B. Le propriétaire doit ensuite constituer et tenir à jour un dossier technique amiante (appelé communément le DTA) et doit faire procéder à des mesures conservatoires associées aux résultats des repérages. Ces mesures peuvent consister en une évaluation périodique de l’état de conservation des produits contenant de l’amiante, des mesures d’empoussièrement, des travaux de retrait ou de confinement.

Le DTA doit réunir les informations et documents suivants :

  • le rapport de repérage des matériaux et produits des listes A et B contenant de l’amiante ;
  • la date, la nature, la localisation et les résultats des évaluations périodiques de l’état de conservation, des mesures d’empoussièrement, des travaux de retrait ou de confinement des matériaux et produits des listes A et B, s’il y a lieu ;
  • les recommandations générales de sécurité à l’égard des matériaux et produits, notamment procédures d’intervention (gestion, élimination des déchets lorsque l’état de certains matériaux ou produits contenant de l’amiante est dégradé ou présente un risque de dégradation rapide) ;
  • une fiche récapitulative dont les informations minimales devant figurer sur cette fiche sont définies réglementairement.

Le DTA doit être tenu et mis à jour par le ou les propriétaires (ou le syndicat des copropriétaires). Il est tenu à disposition des occupants et transmis aux personnes chargées d’organiser ou effectuer des travaux sur l’immeuble.

registre accessibilité pmr

Le registre public d’accessibilité

Imposé par le décret n° 2017-431 du 29 mars 2017 et conformément à l’arrêté du 19 avril 2017, le registre public d’accessibilité doit contenir un certain nombre d’éléments :

  • les attestations concernant les locaux (attestations d’achèvement des travaux, attestation d’accessibilité) ;
  • l’Ad’AP et les documents de suivi obligatoires en fin de première année et à mi-agenda ;
  • la notice d’accessibilité et les arrêtés accordant les éventuelles dérogations ;
  • un document d’aide à l’accueil des personnes en situation de handicap à destination du personnel en contact avec le public (disponible sur le site gouv.fr : « bien accueillir les personnes handicapées ») ;
  • les modalités de maintenance, par exemple les contrats de maintenance, des équipements d’accessibilité ;
  • l’attestation de formation du personnel chargé de l’accueil des personnes en situation de handicap (pour les ERP du 1ergroupe).

Pour en savoir plus, un article sur cette obligation est disponible ICI.

Mais comment faire pour gérer et piloter en toute tranquillité toutes ces obligations sans risquer de se perdre, d’en oublier ou d’en égarer… ? BatiRegistre est LA solution.

Notre outil digital propose une solution simple, fiable et économique pour piloter tous les registres et dossiers réglementaires d’un patrimoine de façon bien distincte (registre par registre, onglet par onglet) avec de nombreux moyens (tableaux de bord, alertes, fichiers de synthèses, etc.) permettant d’assurer un suivi optimal et adapté aux besoins de ses utilisateurs.

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