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F.A.Q.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans notre F.A.Q., n’hésitez pas à nous contacter directement.

Existe-t-il un nombre limité maxi d’établissements ?

BatiRegistre propose un abonnement qui peut s’adapter au nombre d’établissements gérés par nos clients. Il n’y a aucune restriction concernant le nombre d’établissements que peut renseigner le client. BatiRegistre permet donc un suivi rigoureux de tous les établissements d’un patrimoine, quel qu’il soit, avec, pour chacun, la gestion de son propre tableau de bord, ses propres réserves, ses points de contrôles, etc.

Suis-je prévenu automatiquement des contrôles à effectuer dans mes établissements ?

En fonction du Code du travail et du règlement ERP applicable, les installations d’un établissement sont à vérifier et à contrôler périodiquement. La périodicité de ces contrôles et la qualification nécessaire varient donc en fonction des classements. La périodicité peut être hebdomadaire, semestrielle, annuelle, etc. Selon le type de l’établissement renseigné dans BATIREGISTRE, les contrôles à effectuer ainsi que leur périodicité sont automatiquement renseignés, selon la réglementation en vigueur. Ainsi, BatiRegistre permet d’identifier facilement ces points de contrôles et de n’en oublier aucun.

Le tableau de bord signale tous les points de contrôles à effectuer dans le mois en cours, mais également les points de contrôles identifiés en retard.

BatiRegistre présente également un calendrier permettant d’avoir un visuel sur les contrôles effectués (présentés en vert sur le calendrier) et en retard (présentés en rouge).

Plusieurs intervenants peuvent-ils contribuer à la gestion de mon registre de sécurité ? Quelles sont les limites ?

Il est tout à fait possible de choisir de donner la main à un ou plusieurs intervenants. En autorisant l’accès à BatiRegistre, les intervenants (acteurs internes, prestataires, préventionnistes, etc.) deviennent acteurs de la bonne tenue du registre.

Il existe également une page dédiée au suivi des utilisateurs ayant accès au registre d’un client. Sur cette page sont retranscrites toutes les actions réalisées par le(s) utilisateur(s) sur le(s) registre(s) (création/suppression d’un établissement, dépôt/suppression de rapports d’observation, etc.).

Lors de la visite de la Commission de sécurité, que puis-je présenter au préventionniste ?

Lorsqu’il est nécessaire d’imprimer le registre de sécurité, il suffit de se connecter sur son espace BatiRegistre, de se rendre sur le tableau de bord de l’établissement souhaité (tableau de bord qui sera préalablement renseigné rigoureusement) et de le télécharger. Un fichier PDF unique sera alors généré et pourra être imprimé en un clic. Plusieurs téléchargements s’offrent à vous :

  • téléchargement du registre des signatures ;
  • téléchargement du registre de sécurité seul ;
  • téléchargement du registre de sécurité avec ses annexes.

Et pour la signature du registre numérique, comment procéder ?

Il n’y a aucune obligation réglementaire concernant la signature du registre de sécurité par l’organisme agréé ou le technicien compétent. Ni dans le Code de la construction et de l’habitation (et cela a été confirmé par la Commission centrale de sécurité dans ses avis du 05/09/2012), ni dans le Code du travail.

Quand bien même le client attache une importance concernant la signature papier du registre par les prestataires, il sera tout de même possible d’imprimer un registre des signatures à déposer sur le site concerné.

Je vais passer un temps fou à tout saisir avant même de commencer à exploiter. N'est-ce pas ?

Voilà de quoi vous rassurer :
  • Les seuls champs obligatoires pour saisir un bâtiment sont sa désignation et son classement (ERP / ERT / BHC). Charge à vous ensuite de constituer la liste la plus complète possible pour l’extraire comme bon vous semble ;
  • L’upload des rapports est extrêmement aisé, voire ludique. Cependant, il est vrai que joindre plusieurs dizaines de rapports pour des centaines de bâtiments peut s’avérer pénible. Plusieurs choses :
    1. Ne pas se montrer impatient. Prenez le temps de constituer vos registres ;
    2. Faites-vous aider, par vos collègues, des stagiaires ;
    3. Déléguez cette tâche à vos prestataires et intégrez dans leur contrat l’obligation de déposer chaque rapport sur le point de contrôle concerné ;
  • Pour la saisie des observations, utilisez la fonction copier-coller car une ligne correspond à une observation. Et encore une fois, imposez à vos prestataires de présenter des synthèses d’observations exploitables. Vous pouvez également indiquer « 32 observations » mais cela est moins précis.

J’aimerais que le directeur de l'établissement puisse consulter le registre. Dois-je à chaque fois l’imprimer ?

Pas du tout. Si vous le souhaitez, en tant qu’administrateur de BatiRegistre, vous pouvez donner accès soit en lecture, soit en écriture au directeur de l’établissement.

Il existe des profils types sur BatiRegistre. Mais vous pouvez avoir tous les cas de figure en matière de droits d’accès.

La saisie des mes 20 établissements va se faire petit à petit. Vais-je devoir payer intégralement mon abonnement dès le premier mois ?

L’avantage de BatiRegistre est que la facture ne concernera, si vous le souhaitez, que les établissements réellement créés.

Par exemple, le premier mois, vous ne vous êtes concentré que sur 5 ERP, alors la facture ne fera apparaître que ceux-ci.

C’est très intéressant, notamment pour les patrimoines de plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de bâtiments.

Puis-je modifier le type d’établissement ? si par exemple je change d’activité ? Que se passe-t-il alors au niveau des vérifications ?

Vous pouvez tout à fait changer quand vous le souhaitez le type d’établissement, suite à un reclassement par exemple. Vous pouvez également modifier la catégorie.

Les tableaux de bord de chaque action se mettront automatiquement à jour en fonction de la nouvelle activité.

Je ne parviens pas à suivre la levée des observations. D’ailleurs, certaines ont été omises et un avis défavorable a été émis lors du dernier passage de la commission.

Cela ne vous arrivera plus avec BatiRegistre.

Dès la page d’accueil, vous voyez quelles observations restent à lever, sur quel établissement et suite à quelle action.

Il vous permet un suivi rigoureux. Terminé les prescriptions non levées !

Est-il possible de joindre les contrats de maintenance de mes prestataires ?

Tous les contrats de vos prestataires peuvent être joints.

De plus, BatiRegistre suit également les dates d’échéances de ces contrats et vous adresse un rappel de la fin imminente d’un contrat.

Je n’ai pas internet dans un établissement, comment puis-je présenter mon registre dématérialisé ?

Si vous avez besoin de présenter votre registre dans un lieu dépourvu d’accès WIFI, vous devez préalablement le télécharger en PDF dans n’importe quel lieu disposant d’un accès à internet. Ensuite, il suffit de présenter votre registre préalablement enregistré en PDF, ou tout simplement d’imprimer le registre en format papier, pour le matérialiser et l’amener dans l’établissement.

BatiRegistre vous permet donc de tenir facilement à jour votre registre de sécurité, tout en vous laissant la possibilité de le matérialiser si besoin en format papier.

Vous pouvez également l’envoyer par email aux personnes souhaitées afin de permettre une consultation à distance sans passer par internet et sans avoir à vous déplacer.

Le registre d'accessibilité est-il attaché au calendrier de l'agenda (Ad'AP) ou doit-il être appliqué dès maintenant ?

Ce registre doit être mis en place et opérationnel avant la date butoir du 30 septembre 2017. Sa mise en place est indépendante de l’échéancier de travaux prévus dans le cadre de l’Ad’AP. Même si l’établissement n’est pas encore accessible, il doit posséder son registre d’accessibilité. Il pourra d’ailleurs permettre le suivi des engagements pris dans l’Ad’AP.

Où doivent être conservés les registres de sécurité ?

Il n’y a aucune obligation de disposer du registre de sécurité d’un établissement sur le site même, à condition que l’exploitant soit en capacité de présenter le registre de sécurité dès que cela est nécessaire.

L’article GE 3, paragraphe 3 précise simplement que « l’exploitant doit être en mesure de présenter à la commission le registre de sécurité prévu à l’article R.123-51 du code de la construction et de l’habitation. »

Quels sont les contrats devant figurer obligatoirement dans un registre de sécurité ?

La réglementation incendie impose d’annexer des contrats d’entretien et de maintenance de certaines installations dans le registre de sécurité. Cette obligation concerne les trois installations suivantes :

  • les portes-automatiques ;
  • les ascenseurs ;
  • les systèmes de sécurité incendie.