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Registre papier : quelques astuces

30 mars 2018
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Vous ne souhaitez pas dématérialiser vos registres de sécurité incendie ?

Nous allons quand même vous donner quelques ficelles pratiques.

Chez BatiRegistre, nous sommes compréhensifs et nous communiquons ci-dessous quelques astuces pour mieux gérer les registres de sécurité papier de vos établissements.

registre de securite batisafeOrganiser une permanence dans la gestion des registres papiers

Gérer les registres de sécurité incendie d’un patrimoine est un travail à plein temps et au quotidien. Il est préférable que deux collaborateurs, minimum, soient en charge de cette mission afin de pallier aux absences de chacun. De plus, si le responsable des registres de sécurité quitte la société cela évitera de perdre des informations.

Être incollable sur la réglementation incendie et ses évolutions

La réglementation incendie est en perpétuelle évolution (en ERP, en IGH, ICPE et même habitation), entraînant des modifications dans la périodicité ou les modalités d’exécution des vérifications réglementaires des établissements. Afin de gérer au mieux ces registres au quotidien, il est nécessaire de se tenir informé de la réglementation pour ne pas omettre des informations pouvant avoir des conséquences non négligeables.  Saviez-vous, par exemple, que le registre de sécurité devait comporter en annexe l’attestation de formation du personnel, et les consignes et procédures d’évacuation ?

Mettre en place des garde-fous

Pour bien suivre les registres de sécurité incendie, vous aurez certainement besoin :

  • d’outils annexes type fichier excel répertoriant les principaux points de contrôle à effectuer, le suivi des commissions éventuelles ainsi que l’avancement de la levée des observations ;
  • de processus décrivant chaque étape et  le rôle des intervenants ;
  • d’un état récapitulatif des contrats en cours et des dispositions imposées aux différents prestataires.
Être rigoureux dans sa gestion

Qui n’a jamais égaré un rapport ? Ou oublié une date de vérification périodique ?

C’est pourquoi le responsable des registres de sécurité doit être très méticuleux dans sa gestion afin de se rappeler, d’une manière ou d’une autre, de toutes les échéances, et sur tous ses bâtiments ! Pour cela nous conseillons de créer un calendrier spécifique pour noter toutes ces dates.

Sensibiliser chaque intervenantbatisafe formation

La gestion des registres  de sécurité doit être « l’affaire de tous ». En effet, chaque personne ayant un rôle dans l’organisation devra le remplir avec professionnalisme afin de ne pas placer un grain de sable dans l’engrenage.

Idéalement, dès que le processus est défini par le (ou les) responsable (s) des registres, il serait très utile de dispenser une session de formation commune (exemple de programme de formation au registre de sécurité en cliquant ici).

Assurer la levée des observations / prescriptions

Le responsable des registres de sécurité est en charge de gérer la levée des observations émises sur chaque rapport de vérification / entretien et chaque procès-verbal. Nous vous conseillons de regrouper toutes ces observations non levées dans un seul tableau afin d’avoir une vision globale des « anomalies » à traiter sur l’ensemble des installations du patrimoine. Ce tableau vous permettra de lever progressivement les réserves suite aux passages des techniciens (les bons d’interventions ou factures sont à conserver pour preuves).

Avoir une copie informatique des informations du registre de sécurité

Un registre de sécurité peut être vite perdu, volé ou dégradé lors d’un incident ou d’une intervention dans le bâtiment. Mieux vaut avoir une copie informatique des informations du registre de sécurité, afin de ne pas tout perdre !

 

Bref, vous l’aurez compris : il est vraiment préférable d’opter pour BatiRegistre ce qui vous ôtera la pression de devenir l’être parfait. Cliquer ici pour une démonstration en ligne.

Si vous souhaitez approfondir cette organisation de registres en format papier, alors le bureau d’études BATISAFE dispense une formation : « Gérer et organiser le registre de sécurité incendie ».

 

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