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FAQ

Généralités

Il n’y a aucune obligation de disposer du registre de sécurité d’un établissement sur le site même, à condition que l’exploitant soit en capacité de présenter le registre de sécurité dès que cela est nécessaire.
L’article GE 3, paragraphe 3 précise simplement que « l’exploitant doit être en mesure de présenter à la commission le registre de sécurité prévu à l’article R.123-51 du code de la construction et de l’habitation. »

Depuis 2002, la Commission centrale de sécurité a estimé que la réglementation rendait possible l’utilisation d’un registre de sécurité électronique à distance, si :
- celui-ci répond aux exigences de l’article R. 123-51 du Code de la construction et de l’habitation ;
- les inscriptions contenues dans ce registre peuvent être consultées et imprimées à tout moment, sachant qu’elles sont authentifiées par la signature du chef d’établissement ou de son représentant, cette signature ayant la même force probante que la signature manuscrite.

En fonction du Code du travail et du règlement ERP applicable, les installations d’un établissement sont à vérifier et à contrôler périodiquement.
La périodicité de ces contrôles et la qualification nécessaire varient donc en fonction des classements. La périodicité peut être hebdomadaire, semestrielle, annuelle, etc. Selon le type de l’établissement renseigné dans BatiRegistre, les contrôles à effectuer ainsi que leur périodicité sont automatiquement renseignés, selon la réglementation en vigueur.
Ainsi, BatiRegistre permet d’identifier facilement ces points de contrôles et de n’en oublier aucun.
Le tableau de bord signale tous les points de contrôles à effectuer dans le mois en cours, mais également les points de contrôles identifiés en retard.
BatiRegistre présente également un calendrier permettant d’avoir un visuel sur les contrôles effectués (présentés en vert sur le calendrier) et en retard (présentés en rouge).

BatiRegistre propose un abonnement qui peut s’adapter au nombre d’établissements gérés par nos clients.
De 1 à plusieurs milliers, il n’y a aucune restriction concernant le nombre d’établissements que peut renseigner le client.

L'abonnement de BatiRegistre est facturé à l'établissement quel que soit le nombre d'utilisateurs et quelle que soit la masse de stockage.
Il existe plusieurs offres en fonction du besoin de registres.

Il est vrai que BatiRegistre offre de nouveaux services régulièrement.
Ceci étant, rappelons que notre objectif est de fidéliser nos clients et qu’ils aient confiance en nous.
Comme nous privilégions un engagement de 4 ans, alors votre tarif d’abonnement est fixe durant ces 4 années, si vous n’optez pas pour de nouveaux services.

Avec BatiRegistre, il est possible de piloter toutes les installations, dans tous les domaines. Toutefois, si vous souhaitez opter pour une GMAO afin de gérer les stocks, de calculer le coût de chaque intervention, alors BatiRegistre ne le permet pas aujourd’hui. Mais parlons-en !

BatiFire - le QR Code sécurité

BatiFire est une application destinée aux services de secours. Elle permet d’optimiser leur rapidité et leur efficacité : d’une part, en gagnant du temps grâce à la fiabilité des informations collectées en amont, d’autre part en sécurisant l’ensemble de ces procédures numérisées.

Tout à fait. Vous pouvez faire référencer vos bâtiments sur l'application BatiFire sans utiliser les registres et dossiers de BatiRegistre.
Il s'agit néanmoins d'un "abonnement BatiRegistre" mais uniquement pour déposer les plans et autres informations destinés aux services de secours. C'est l'offre PROTECTION.

On ne peut plus simple. A réception de votre commande, nous vous créons un accès sous 48h maxi.
Il vous suffit ensuite simplement de suivre les instructions du guide et de renseigner en tout ou partie les informations liées à vos bâtiments.
Cela est très rapide et extrêmement simple.
Si vous souhaitez être accompagné, il suffit de cocher la case sur notre proposition d'abonnement.

SAV

Le club des clients existe depuis le lancement de la solution, en 2017. Il a lieu tous les 6 mois, maintenant en visio. Nous présentons les dernières évolutions réalisées, nous évoquons les prochaines, nous échangeons avec les utilisateurs et nous les sollicitions afin de connaître leurs souhaits prioritaires.

Le service après-vente est assuré par un système de gestion de tickets. Les tickets sont traités en quelques heures. Et nous vous contactons régulièrement, selon une fréquence que vous aurez définie, afin de faire le point et de nous assurer que tout se passe bien.

Gestion des données

Les données sont hébergées en France sur des serveurs redondants chez OVH.

Notre système de sauvegarde des données est conçu pour garantir la sécurité et la pérennité de vos données. Voici comment il fonctionne : - Sauvegardes quotidiennes : nous effectuons des sauvegardes de vos données deux fois par jour. Ces sauvegardes quotidiennes sont conservées pendant 45 jours. - Sauvegardes mensuelles : En plus des sauvegardes quotidiennes, nous conservons également une sauvegarde mensuelle, réalisée le premier jour de chaque mois. Ces sauvegardes mensuelles sont conservées pendant 12 mois. Il est important de noter que ces sauvegardes mensuelles vous permettent de retrouver vos données jusqu'à un an en arrière, et elles s'ajoutent aux sauvegardes quotidiennes, elles ne les remplacent pas. Ainsi, vous aurez toujours accès à un historique complet de vos données (bien au-delà d'une période de 12 mois).

Oui, tout est possible. Cela ne s’est jamais fait car nos clients souhaitent bénéficier en temps réel des mises à jour techniques et réglementaires de la solution que permet le mode Saas. Si vous y tenez, nous pouvons étudier ensemble cette solution.

Ces solutions étant relativement récentes et peu nombreuses sur le marché, nous préférons être transparents et vous préciser que, à ce jour, hormis par un système d’export et d’import, il n’est pas possible de transférer les données entre 2 solutions.

Nos conditions générales annoncent une conservation des données pendant 2 mois. Si vous le souhaitez, nous pouvons augmenter ou diminuer ce délai.

Formation et accompagnement

Il est de la responsabilité des responsables d’établissement de tenir à jour le registre de sécurité incendie. Le fait qu’il soit en papier ou numérique n’y change rien. Avec BatiRegistre, nous organisons des webinaires, des formations de e-learning, des articles afin de sensibiliser tous les acteurs et notamment les directeurs de site.

La formation à son utilisation est indispensable, c’est pourquoi nous l’imposons à tout utilisateur. L’acquisition d’une solution digitale peut représenter un changement dans la façon de travailler des équipes.
Et, comme tout changement, cela peut provoquer du stress et/ou de l’incertitude. Un temps d’adaptation est donc nécessaire. Impliquer les futurs utilisateurs dès le début du projet par le biais de la formation ne peut être que bénéfique car cela leur permet de s’acclimater plus facilement vers ce changement et éventuellement mettre en place les nouveaux process de façon collaborative autour de son fonctionnement.

Les formations intra-entreprises en multi-utilisateurs peuvent accueillir jusqu’à 5 participants. Nous privilégions les petits groupes pour favoriser les cas pratiques et les échanges.

Dès la souscription de l’abonnement, il est important que son utilisation puisse se faire rapidement. BatiRegistre s’engage donc à fournir les accès sous 48 heures ouvrées (au plus tard) et à programmer, avec vous, la formation.

Selon le nombre de registres et/ou de dossiers techniques souscrit, son contenu et sa durée peuvent être adaptés. Cependant, le paramétrage du registre de sécurité reste le socle commun de toutes les formations.
La durée de la formation est normalement de 6h00. Pour un meilleur suivi et privilégier la qualité des échanges nous découpons ce temps en deux sessions afin d’éviter la baisse de concentration et favoriser l’assimilation de l’enseignement.

Au sein de vos locaux, dans nos locaux ou à distance, nous nous adaptons selon les préférences.

La formation en distanciel est de 910 € HT.

Nous organisons des sessions inter-entreprises qui donnent l’opportunité de former des nouveaux entrants à un tarif plus avantageux si le client ne souhaite former qu’une ou deux personnes.

Tarif

Les offres d’abonnement à BatiRegistre sont établies en fonction du nombre de registres et dossiers souhaité, sachant que le registre de sécurité incendie est le socle mais qu’il est possible de faire sans.

Partenariat

BatiRegistre est référencé à L’UGAP sous le nom de BatiSafe Digital. Vous pouvez effectuer votre demande de devis directement auprès de l’UGAP. Ainsi toute la tractation commerciale se fera via l’UGAP (devis, bon de commande, facturation…).

Accompagnement

Oui ! Et le gros avantage est que nous allons très vite pour le faire. Vous nous adressez scanné l’ensemble du contenu de vos registres et nous nous mettons immédiatement au travail.

Dans la mesure du possible, tant que la demande ne dépasse pas les capacités de nos effectifs, il est tout à fait possible de prendre en charge cette partie avec l’implication que vous souhaiterez et autant de temps que vous le désirez. Nous avons également un réseau de partenaires vers qui vous diriger.

La Commission de sécurité

Plusieurs solutions :
- Lorsqu'il est nécessaire d’imprimer le registre de sécurité, il suffit de se connecter sur son espace BatiRegistre, de se rendre sur le tableau de bord de l’établissement souhaité (tableau de bord qui sera préalablement renseigné rigoureusement) et de le télécharger.
Un fichier PDF unique sera alors généré et pourra être imprimé en un clic. Plusieurs téléchargements s’offrent à vous :
téléchargement du registre des signatures ;
téléchargement du registre de sécurité seul ;
téléchargement du registre de sécurité avec ses annexes.

Si vous avez besoin de présenter votre registre dans un lieu dépourvu d’accès WIFI, vous devez préalablement le télécharger en PDF dans n’importe quel lieu disposant d’un accès à internet.
Ensuite, il suffit de présenter votre registre préalablement enregistré en PDF, ou tout simplement d’imprimer le registre en format papier, pour le matérialiser et l’amener dans l’établissement.
BatiRegistre vous permet donc de tenir facilement à jour votre registre de sécurité, tout en vous laissant la possibilité de le matérialiser si besoin en format papier.
Vous pouvez également l’envoyer par email aux personnes souhaitées afin de permettre une consultation à distance sans passer par internet et sans avoir à vous déplacer.

La commission de sécurité et le chef d’établissements pourront, eux, signer électroniquement le registre.

Développement personnalisé

Toutes les passerelles sont réalisables avec toutes solutions ouvertes et disposées à communiquer. Nous en avons déjà mis en place de nombreuses et sommes totalement ouvert à poursuivre ces liaisons.

Les contrôles et vérifications

Il est tout à fait possible de choisir de donner la main à un ou plusieurs intervenants.
En autorisant l’accès à BatiRegistre, les intervenants (acteurs internes, prestataires, organismes, etc.) deviennent acteurs de la bonne tenue des dossiers et facilitent le suivi.
Il existe également une page dédiée au suivi des utilisateurs ayant accès au registre d’un client.
Sur cette page sont retranscrites toutes les actions réalisées par le(s) utilisateur(s) sur le(s) registre(s) (création/suppression d’un établissement, dépôt/suppression de rapports d’observation, etc.).

Il n’y a aucune obligation réglementaire concernant la signature du registre de sécurité par l’organisme agréé ou le technicien compétent.
Ni dans le Code de la construction et de l’habitation (et cela a été confirmé par la Commission centrale de sécurité dans ses avis du 05/09/2012), ni dans le Code du travail.
Quand bien même le client attache une importance concernant la signature papier du registre par les prestataires, il sera tout de même possible d’imprimer un registre des signatures à déposer sur le site concerné.

Tous les contrats de vos prestataires peuvent être joints. Et tout autre document administratif.
De plus, BatiRegistre suit également les dates d’échéances de ces documents et vous adresse un rappel de son approche au moment où vous le souhaiterez.

Le registre n’est plus signé mais tout est tracé. Grâce à l’application mobile BatiRegistre, téléchargeable sur les stores, chaque intervenant atteste de son passage puis vient déposer son rapport. Chaque action est consignée, ce qui est bien plus efficace qu’une signature sur un registre papier.

Les autres registres et dossiers

Ce registre devait être mis en place et opérationnel avant la date butoir du 30 septembre 2017.
Sa mise en place est indépendante de l’échéancier de travaux prévus dans le cadre de l’Ad’AP. Même si l’établissement n’est pas encore accessible, il doit posséder son registre d’accessibilité.
Il pourra d’ailleurs permettre le suivi des engagements pris dans l’Ad’AP.

BONUS

Tout à fait, depuis 2023, il est possible d’intégrer ces bâtiments, que nous appelons « en propriété », non exploités et pour lesquels vous allez pouvoir recenser des plans, le DTA, etc.

Oui, une commune peut suivre les commissions de sécurité des bâtiments dans le cadre des pouvoirs de Police du Maire et recevoir des rappels sur les visites périodiques, faire le suivi des prescriptions à distance et, bien entendu, intégrer le PV de commission.